Gestione delle prenotazioni di gruppo
Gestire appuntamenti di gruppo può rappresentare una sfida per molte attività: organizzare partecipanti multipli, monitorare la disponibilità, evitare sovrapposizioni e mantenere una comunicazione chiara richiede strumenti efficienti e un sistema strutturato.
Prenotime integra una funzione avanzata dedicata alle prenotazioni di gruppo, progettata per semplificare il flusso della prenotazione con la gestione dei partecipanti.
Il sistema permette di creare appuntamenti con più partecipanti, gestirne la disponibilità in tempo reale, inviare notifiche automatiche e monitorare le presenze, garantendo un'esperienza fluida sia per l'amministratore che per i clienti.
Configurazione del servizio e delle disponibilità
La gestione delle prenotazioni di gruppo si può impostare nella configurazione del servizio. L'amministratore può definire:
- numero massimo di partecipanti per ciascuno slot
- durata del servizio
- orari disponibili
- regole di prenotazione, come cancellazioni, limiti temporali e modalità di pagamento
Ogni servizio può essere configurato in modo diverso, consentendo una personalizzazione totale. Ad esempio, è possibile creare una lezione di gruppo con 10 posti disponibili, oppure un workshop che accetta 5 persone per ogni slot.
Il sistema organizza automaticamente il calendario in base alle impostazioni definite, mostrando ai clienti solo gli slot effettivamente disponibili.
Prenotazione da parte dei clienti
La procedura di prenotazione di gruppo è chiara e intuitiva. Il cliente visualizza il servizio e il numero di posti ancora disponibili in tempo reale. Questo evita overbooking e confusione, poiché il sistema aggiorna automaticamente la disponibilità man mano che le prenotazioni vengono confermate.
Il cliente può:
- prenotare un singolo posto
- prenotare più posti contemporaneamente
- effettuare il pagamento online, se il servizio lo prevede
Gestione dei partecipanti e monitoraggio
All'interno del pannello amministratore è possibile visualizzare l'elenco completo dei partecipanti di ogni appuntamento. Il sistema permette di:
- vedere chi ha prenotato
- monitorare i posti occupati e quelli ancora disponibili
- aggiungere o rimuovere gli utenti manualmente
- aggiornare dettagli o note
Questa visione completa offre all'attività un controllo totale sulla gestione dell'appuntamento e consente di intervenire rapidamente in caso di modifiche o esigenze dell'ultimo minuto.
Notifiche automatiche e comunicazione con gli utenti
Uno degli aspetti più importanti nella gestione di gruppi è garantire una comunicazione chiara ed efficace. Il sistema automatizza questa fase con le notifiche personalizzabili.
Le notifiche possono essere inviate via WhatsApp, notifica push, SMSM o email, a seconda delle preferenze.
Ogni messaggio può essere personalizzato con testo, informazioni utili, link o istruzioni specifiche. Questo assicura che ogni utente riceva tutte le informazioni necessarie.
Cancellazioni, modifiche e gestione degli imprevisti
Ogni attività può definire le proprie regole per le cancellazioni, come:
- limite di tempo per annullare
- politiche di rimborso
- gestione della lista di attesa.
Quando un utente cancella la prenotazione, il posto viene automaticamente rimesso disponibile per altri utenti. Se l'attività utilizza la lista di attesa, il sistema può notificare automaticamente agli utenti che si è liberato un posto.
La gestione delle prenotazioni di gruppo è uno strumento essenziale per tutte le attività che offrono servizi collettivi. Prenotime consente di organizzare appuntamenti gestendo il numero di posti per ogni slot.
Grazie a questa funzionalità, ogni attività può migliorare l'efficienza interna, offrire un servizio impeccabile e trasformare la gestione dei gruppi in un processo chiaro e senza stress.